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謄本の書き方

謄本は差出人と郵便局が所持する文書です。

字数や行数などの制限がある謄本の作成は、複雑に感じるかもしれませんが、あらかじめワード等で書式を設定しておけば案外むずかしくはないと思います。

ここで改めて申しますが、この制限があるのは謄本のみです。内容文書に制限はありません。
以下、各制限について記載します。

次数と行数

字数と行数には次のような制限があります。

次数の計算方法

字数計算が一番ややこしく感じる部分です。特に記号等の計算が面倒ですが、文書作成には記号やカッコ書きはつきものです。
事例を挙げながらご説明します。

記号の数え方

記号は１個１字となります。但し、カッコ書きは上下（横書きは左右）を全体として１字と数え、文が２段にまたがる場合は、上（横書きは左）のカッコが属する行の字数に算入します。

一般的な例

文が２段になった場合

囲み文字

文字や数字を円、三角形、四角形などの枠で囲んだものは、各文字と枠（１字とします）の合計で計算します。
但し、文中の序列を示す記号として使用されるものは、全体を１字として計算します。

囲み文字の例

文中の序列の場合（請求明細を例にしています）

　　　　　請求の内訳（５字）

　　　　　（１）衣料品（４字）
　　　　　　　　①ジャンパー（６字）
　　　　　　　　　　１，０００円（６字）
　　　　　　　　②シャツ（４字）

その他の字数計算につきましては日本郵便のウエブサイトをご覧ください。

日本郵便ウエブサイト

文字や記号の訂正方法

謄本に記載した文字や記号を訂正したり、挿入や削除するには、元の文字が明らかに読み取れるように字体を残し、その字数と箇所を欄外または末尾の余白に記載して差出人の印鑑で押印します。

もっとも、訂正すると文書の体裁も悪くなりますから、パソコン等を利用する場合は改めて作り直したほうが良いでしょう。

謄本が２枚以上になる場合

謄本が２枚以上になる場合はホチキスで綴じ、その綴り目に契印をします。
契印とは用紙と用紙のつなぎ目に押印することで、文書のつながりを証明するためのものです。

謄本の差出人と受取人の住所氏名の記載

謄本には郵便物の差出人と受取人の住所氏名を、その末尾の余白に付記する必要があります。

但し、その住所氏名が内容文書に記載されたものと同一であるときは、原則としてその記載を省略できます。

尚、付記された文字は謄本の字数または枚数に算入されません。また、余白がない場合はこれらの事項を別に記載して添付することも可能です。

謄本への押印

差出人の押印は任意です。字数に算入されることもありません。
但し、謄本の訂正には訂正印が必要になります。